Усі статті номера
2
січень 2019року
оплата праці
штатний розпис

Штатний розпис — 2019: як скласти без проблем і порушень

Помилки у штатному розписі матимуть негативні наслідки як для установи, так і для працівника. Неправильно зазначили посаду — це може вплинути на призначення пенсії. Помилилися, коли визначали фонд оплати праці, — є ризик завищити або занизити видатки. Аби цього не допустити, скористайтеся порадами фахівця та складіть штатний розпис правильно

Олеся Скримовська, головний редактор тижневика «Головбух: Бюджет»

Посади працівників та фонд їх оплати праці керівник затверджує у штатному розписі. Саме цей документ регламентує штат установи. Складають і затверджують штатний розпис установи традиційно на початку кожного року відповідно до Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженого постановою КМУ від 28.02.2002 № 228 (далі — Порядок № 228). Тож як це правильно зробити, розглянемо далі.

Як формувати

Штатний розпис — це внутрішній (локальний) нормативно-правовий документ установи, який:

  • фіксує розподіл праці між працівниками;
  • закріплює структурний та чисельний склад працівників і місячний фонд заробітної плати;
  • конкретизує перелік посад і професій;
  • встановлює розмір основної заробітної плати щодо конкретної посади, професії, а також розмір надбавок (доплат), якщо це передбачає положення про оплату праці.

Типову форму штатного розпису Мінфін затвердив наказом від 28.01.2002 № 57. Формувати штатний розпис мають спільно бухгалтерська та кадрова служби установи. Бухгалтерська служба вносить дані щодо оплати праці. Кадрова служба визначає чисельність та добирає назви посад відповідно до:

Розробляйте штатний розпис із урахуванням вимог нормативно-правових актів, структури установи, чисельності працівників, положення про оплату праці (див. Додаток).

Наведіть курсор мишки на кружечки та прочитайте підказки

1 Назва структурного підрозділу
1 Назва структурного підрозділу
Поділяйте на розділи за назвами підрозділів. Послідовність — апарат управління (дирекція, відділ кадрів, бухгалтерія тощо); допоміжні або обслуговуючі підрозділи (відділ постачання, ремонтні служби). Якщо немає структурного поділу, впорядковуйте за напрямами діяльності (адміністративний персонал, виробництво тощо)
2 Назви посад
2 Назви посад
Утворюйте від базових професійних назв робіт, уміщених до Класифікатора професій
3. Посадовий оклад
3. Посадовий оклад
Для кожної посади, групи штатних одиниць проставляйте розмір посадового окладу за схемами посадових окладів для керівного складу, професіоналів, фахівців і робітників установи. Якщо для посади у штатному розписі передбачена не ціла штатна одиниця, а лише її частка, у графі «Посадовий оклад» зазначайте повний розмір посадового окладу.
4 Доплати і надбавки
4 Доплати і надбавки
Зазначайте постійні надбавки і доплати.
Наприклад: доплата за ненормований робочий день, за роз’їзний характер праці, за роботу зі шкідливим і важкими умовами праці, за керівництво бригадою тощо. Доплату до мінімальної зарплати у штатному розписі не зазначайте
5 Фонд заробітної плати на місяць
5 Фонд заробітної плати на місяць
Щоб визначити фонд зарплати на місяць, підсумуйте посадовий оклад, надбавки, доплати за посадою, помножте результат на кількість штатних одиниць
6 Фонд заробітної плати на 2019 рік
6 Фонд заробітної плати на 2019 рік
Щоб визначити фонд заробітної плати на рік за кожною посадою, помножте місячний фонд на відповідну кількість місяців. Приміром, якщо роботу за посадою потрібно виконувати цілий рік — то на 12 місяців, а якщо робота за посадою сезонна (опалювач, гардеробник) — на кількість місяців роботи з урахуванням тривалості відпустки.

Тож як заповнити кожну графу штатного розпису?

Назви структурного підрозділу та посад

Назви посад для штатного розпису визначайте за Класифікатором професій. Аби полегшити собі роботу, скористайтеся Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників (ДКХП).

Пам’ятайте: збігу назви посади у штатному розписі з назвою у Класифікаторі професій недостатньо. Ураховуйте також класифікаційні угруповання — орієнтуйтеся не лише на професійну назву роботи, а й на те, чи можна застосовувати її у тій сфері, у якій працює організація.

Посади групуйте за структурними підрозділами. Спочатку розміщуйте посади керівника, його заступників, далі — головних і провідних фахівців, опісля — рядових виконавців. Якщо у складі структурного підрозділу є як професіонали, фахівці, технічні службовці, так і робітники, то їх посади зазначайте саме у такій послідовності — у ієрархічному порядку.


Посада начальника будь-якого відділу передбачає обов’язкову наявність підлеглих.

Від того, як ви визначите назви посад, залежатиме правильність кадрових та фінансових документів. Адже керівник може приймати працівників лише на посади, що наявні у штатному розписі.

Якщо штатний розпис міститиме назви посад, що не відповідають Класифікатору професій, то неправильним буде і наказ про прийняття (переведення) на роботу працівника, і записи про роботу в трудовій книжці. А це вже порушення законодавства про працю.


Записи у трудових книжках про найменування роботи, професії або посади мають відповідати назвам професій і посад, які містить Класифікатор професій (п. 2.14 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58).

Невідповідність назви посади у трудовій книжці Класифікатору професій призведе до труднощів під час оформлення:

  • пільгової пенсії;
  • додаткової відпустки;
  • договору про повну матеріальну відповідальність;
  • пільг і компенсацій, які передбачає колективний договір, тощо.

Хибні дані можуть потрапити і до Звіту з ЄСВ, адже з вересня 2018 року у цьому звіті почали зазначати й відомості про посаду.

Кількість штатних посад

Кількість штатних посад визначайте на основі типових (примірних) штатних нормативів. Ураховуйте потребу установи та граничну чисельність у межах затвердженого фонду оплати праці, яку встановив орган вищого рівня.

Чисельність штатних посад та чисельність працівників — поняття не рівнозначні. Так, одну посаду може обіймати два працівники, або навпаки, один працівник може працювати на 1,5 ставки.

Посадовий оклад

Посадові оклади працівників мають відповідати розмірам, які встановили нормативні акти для відповідної сфери.


Якщо для посади у штатному розписі передбачили не цілу штатну одиницю, а лише її частку, у графі «Посадовий оклад» зазначайте повний розмір посадового окладу.

Для кожної посади, групи штатних одиниць проставляйте розмір посадового окладу за схемами посадових окладів для керівного складу, професіоналів, фахівців і робітників установи.

Надбавки та доплати

Надбавки та доплати належать до додаткової заробітної плати. Їх перелік та порядок встановлення обов’язково зазначають у колективному договорі.

У штатному розписі наводьте доплати та надбавки, що носять постійний характер, та які передбачає колективний договір.

Фонд заробітної плати

Фонд заробітної плати на місяць дорівнює сумі посадового окладу, доплат та надбавок. Визначайте його за кожною посадою окремо.

Щоб визначитифонд заробітної плати на рік за кожною посадою, помножте місячний фонд на відповідну кількість місяців. Приміром, якщо роботу за посадою потрібно виконувати цілий рік, — на 12 місяців, а якщо робота за посадою сезонна (опалювач, гардеробник), — на кількість місяців роботи з урахуванням тривалості відпустки.


Якщо для посади у штатному розписі передбачили не цілу штатну одиницю, а її частку, у графі «Фонд заробітної плати» зазначайте фонд зарплати не на цілу посаду, як у графі «Посадовий оклад», а лише той, що припадає на відповідну частку.

Коли складатимете штатний розпис, підсумовуйте дані граф «Кількість штатних посад», «Посадовий оклад», «Надбавки», «Доплати», «Фонд заробітної плати на місяць», «Фонд заробітної плати на рік».

Як затвердити

Штатний розпис установи підписують її керівник та керівник фінансового підрозділу або бухгалтерської служби. Затверджує його керівник установи, уповноваженої затверджувати такі документи. Його підпис скріплюють гербовою печаткою, із зазначенням дати.

Штатний розпис бюджетної установи-розпорядника нижчого рівня затверджує одночасно з її кошторисом головний розпорядник коштів (п. 37 Порядку № 228). Хто затверджує кошториси та штатні розписи окремим установам, дивіться у Таблиці.

КомуХто
Секретаріату Кабінету Міністрів УкраїниДержавний секретар Кабінету Міністрів України за погодженням із Мінфіном
 Міністерствам:
  • за бюджетною програмою «Керівництво та управління»;
  • за іншими бюджетними програмами, що виконує безпосередньо апарат міністерства
  • державний секретар міністерств за погодженням із Мінфіном;
  • керівник міністерства
Територіальним органам міністерствдержавний секретар міністерства
Іншим центральним органам виконавчої влади:
  • за бюджетною програмою «Керівництво та управління»;
  • за іншими бюджетними програмами, що виконує безпосередньо апарат центрального органу виконавчої влади
  • їх керівники за погодженням із Мінфіном;
  • керівник центрального органу виконавчої влади
Територіальним органам центрального органу виконавчої владиКерівник центрального органу виконавчої влади
Обласним, Київській та Севастопольській міській держадміністраціїГолови відповідних держадміністрацій за погодженням із Мінфіном
Міністерствам і відомствам АР Крим, управлінням, відділам, іншим підрозділам обласних, Київської та Севастопольської міських, районних держадміністраційРада міністрів АР Крим, обласні, Київська та Севастопольська міські держадміністрації після погодження з Міністерством фінансів АР Крим, головні обласні і головні Київське міське та Севастопольське міське фінансові управління
Управлінням, відділам, іншим підрозділам райдержадміністраційРайдержадміністрації після погодження з районними фінансовими управліннями
Президіям національних академій наук:
  • за бюджетними програмами «Наукова і організаційна діяльність президії»;
  • за іншими бюджетними програмами, що виконують безпосередньо апарати цих установ
  • їх керівники за погодженням із Мінфіном
  • їх керівники
Бюджетним установам, що утримують за рахунок бюджетів сіл, селищ, міст (у тому числі міст районного значення), бюджетів об’єднаних територіальних громад, що створюються згідно із законом та перспективним планом формування територій громадМіські, сільські, селищні голови відповідних територіальних громад, об’єднаних територіальних громад або керівники відповідних виконавчих органів сільських, селищних, міських рад, рад об’єднаних територіальних громад, до комунальної власності яких належить бюджетна установа
Національним вищим навчальним закладам, яким безпосередньо встановлені призначення у державному бюджетіКерівники цих закладів за погодженням із головним розпорядником, якщо інше не передбачає законодавство
Установам, які не мають вищестоящої установи (центральні районні, центральні міські лікарні тощо)Райдержадміністрації або виконавчі органи відповідних місцевих рад

Як унести зміни

Керівник протягом року має право своїм наказом вносити зміни до штатного розпису, якщо:

  • змінили структуру установи (наприклад, утворили нові або ліквідували наявні структурні підрозділи);
  • змінили умови оплати праці (наприклад, розряд, розмір посадового окладу, доплат чи надбавок);
  • потрібно ввести чи вивести певні посади (професії) або змінити їх назви.

Законодавство не встановлює кількість та періодичність, із якою можна вносити зміни до штатного розпису протягом року. Ці показники залежать від характеру змін.

Якщо до штатного розпису вносите зміни через ліквідацію структурних підрозділів, виведення зі штатного розпису певних посад (професій) тощо, то дата введення в дію цих змін має бути такою, аби керівник зміг виконати вимогу частини третьої статті 32 КЗпП — попередити працівників про наступне вивільнення через скорочення чисельності та про зміну істотних умов праці не пізніше ніж за два місяці. Під зміною істотних умов праці розуміємо зменшення розміру посадових окладів, тарифних ставок, окладів, розрядів, класів, назви посади (професії).

Затвердити штатний розпис у новій редакції керівник повинен, зокрема, якщо структуру установи суттєво перебудували або законодавці змінили розміри посадових окладів і це стосується всіх посад.

ВИ МАЄТЕ ЦЕ ЗНАТИ

Порівняння форм штатного і типового штатного розписів

На сьогодні чинні дві форми штатного розпису, які Мінфін затвердив наказом від 28.01.2002 № 57:

— форма штатного розпису;
— форма типового штатного розпису.

Форми досить схожі та деякі показники в них різняться. Тож уважно заповнюйте їх.

Форму штатного розпису заповнюють органи державного управління та місцевого самоврядування.

Форму типового штатного розпису застосовують усі інші установи, що не належать до органів управління та органів місцевого самоврядування.

Інформація, яку необхідно зазначати у формі
штатного розписутипового штатного розпису
  • назви структурного підрозділу та посад;
  • кількість штатних посад;
  • посадовий оклад;
  • фонд заробітної плати на місяць за посадовими окладами
  • назви структурного підрозділу та посад;
  • кількість штатних посад;
  • посадовий оклад;
  • надбавки;
  • доплати;
  • фонд заробітної плати на місяць фонд заробітної плати на рік

 
Зірка
за правильну відповідь
неправильно
Правильно
Якщо для посади у штатному розписі передбачили не цілу штатну одиницю, а лише її частку, у графі «Посадовий оклад» слід зазначати:
а) повний розмір посадового окладу;
б) відповідну частку посадового окладу.
Матеріали для скачування: